La mayoría de las veces, cuando las personas piensan en los empleados que se están robando de sus trabajos, piensan en las personas que asaltan el armario de suministros y llevan cajas de plumas y montones de papeles. Sin embargo, existe una forma de fraude aún más costosa en empresas de todos los tamaños en todo el país: fraude de nómina.
El fraude en la nómina es sorprendentemente común, afecta a alrededor del 30 por ciento de las empresas anualmente. Las empresas pierden millones de dólares gracias a empleados inescrupulosos que toman más dinero del que han ganado. Esto ni siquiera da cuenta de los costos asociados con la investigación de posibles fraudes y la adopción de medidas contra los autores. En algunos casos, se ordena a los empleados que paguen restitución, pero a menudo, el fraude de los empleados genera pérdidas para la empresa.
Sin embargo, no todos los fraudes de nómina se crean iguales. En general, hay tres tipos de fraude en la nómina: fraude en la hoja de tiempo, empleados fantasmas y clasificación errónea de los empleados. Comprender los matices entre cada tipo ayuda a los investigadores entrenados en la universidad a identificar y detener los crímenes antes de que le cuesten dinero a su compañía.
Fraude de hoja de tiempo
El fraude en la parte de horas implica pagarles a los empleados incorrectamente por las horas que trabajan. En algunos casos, las compañías pagan en exceso a los empleados en base a envíos falsos de partes de horas; los empleados incluso pueden tener un reloj de compañero de trabajo dentro y fuera para ellos cuando ni siquiera están programados para trabajar. En un esquema de planilla de horas de trabajo común, un empleado "olvidará" registrar la entrada o la salida, lo que requerirá una entrada manual, a la que luego agregará horas adicionales. En otros casos, un empleado de nómina puede participar en el plan y anular manualmente las hojas de horas trabajadas de los empleados para aumentar la cantidad de horas trabajadas, o incluso la tasa de pago.
El fraude en la hoja de tiempo generalmente se puede detectar rápidamente a través de auditorías periódicas y la revisión de los horarios de los empleados, y políticas estrictas con respecto a las entregas y los cambios en las partes de horas. Por ejemplo, un gerente debe aprobar cualquier entrada manual, y los cambios en las tasas de pago, los tipos de empleados, o un gerente o recursos humanos deben documentar los horarios por escrito. Las auditorías revelarán anomalías, como el empleado que normalmente está programado para trabajar de lunes a viernes, de repente registrando los fines de semana, y evitarán el fraude.
Empleados fantasmas
¿Estás pagando a empleados que en realidad no trabajan para ti? Te sorprenderías. Los empleados fantasmas son el segundo tipo de fraude más común, y su personal o gerente de nómina a menudo lo perpetra. En resumen, un empleado fantasma es un empleado falso que nunca ha trabajado para su empresa, pero que ha sido "creado" por nómina para desviar fondos, o alguien que una vez trabajó para la compañía y se ha ido, pero nunca fue oficialmente despedido. en el sistema de nómina
Considere este escenario: su empleado de nómina es Mary Elizabeth Smith. Mary decidió que no gana lo suficiente, por lo que crea una "nueva" empleada llamada Mary Beth Smith. Luego, cuando ejecuta la nómina, corta dos cheques, uno legítimo para Mary Elizabeth, y luego otro para Mary Beth. En otro escenario, supongamos que un empleado abandonó recientemente la empresa. Su gerente de nómina, Mary Elizabeth, decide que le gustaría ganar el sueldo de esa persona, para que no cancele su sueldo, sino que desvía ese pago con un cheque a nombre de Mary Beth Smith.
Al igual que el fraude de planilla, los empleados fantasmas generalmente pueden ser eliminados con auditorías regulares y comparando sus registros de nómina con los cheques que se han recortado o depósitos para localizar anomalías como nombres duplicados, direcciones y números de Seguridad Social, y los nombres de los empleados que ya no trabaja para la compañía. La separación de tareas también ayuda a prevenir este tipo de fraude. En otras palabras, la persona que procesa la nómina no debe ser la misma persona que realiza cambios en los registros de los empleados.
Clasificación incorrecta de los trabajadores
La clasificación incorrecta de los trabajadores es un tipo de fraude de nómina perpetrado por la propia empresa, intencionalmente o debido a un malentendido de las reglas. El IRS requiere que los empleadores clasifiquen a los empleados como contratistas independientes (1099 empleados) o como empleados W-2, según el tipo de trabajo que realizan, cómo se les paga y los parámetros del trabajo.
Algunos empleadores clasifican deliberadamente a los empleados como 1099 trabajadores para evitar el pago de impuestos sobre la nómina, las primas del seguro médico y otros beneficios, lo que constituye una clara violación de la ley y constituye un fraude. Otros empleados clasifican erróneamente a los empleados por accidente. De cualquier forma, la multa por dicho fraude puede ser tan alta como $ 25,000 por instancia, más los impuestos y multas por nómina retroactivas, por lo que es mejor trabajar con una compañía calificada de nómina o con un gerente experimentado para clasificar a los empleados de manera apropiada.
El fraude en la nómina es costoso para su negocio. Mantenerse al tanto de a quién se le está pagando cuánto y garantizar que los trabajadores reciban el pago de lo que ganan es importante para su resultado final. Además, cuando la nómina es precisa, puede concentrar su atención en evitar que esos clips salgan del armario de suministros.
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