Freelance Taxes 101: la guía para principiantes para manejar su efectivo

No fue hasta que estuve sentado frente a mi contador, vencido el plazo de impuestos de abril, que me di cuenta de que mi propio jefe requería un poco más de documentación de lo que esperaba.

La transición de una carrera a tiempo completo a la escritura independiente fue un momento emocionante para mí. La idea de dejar atrás un ambiente de oficina para establecer mis propios horarios y decidir mi dirección diaria fue el siguiente paso natural en mi carrera.

Pero a pesar de lo emocionante que fue la mudanza, olvidé una de las consideraciones más importantes para cualquier contratista independiente: los impuestos.

Fui el primero entre mis amigos y mi familia en ingresar al mundo del autoempleo, y reconocí que hice poca investigación. Completé todos los formularios de impuestos necesarios, hice un seguimiento de mis contratos y guardé todas las facturas, pero en la prisa de acumular nuevos clientes y la emoción de comenzar algo nuevo, pasé por alto varias maneras en que podría haber ahorrado dinero.

Aunque llegué a mi primer año de trabajo independiente sin la pesadilla de un impuesto al trabajo por cuenta propia inesperadamente grande, me trajo muchos dolores de cabeza y sirvió como una gran lección para mi futuro trabajo por cuenta propia.

Ya sea que esté comenzando una carrera independiente o se esté preparando para su primera temporada de impuestos por cuenta propia, esto es algo de lo que debe saber sobre cómo presentar impuestos para el trabajo independiente.

¿Qué hay de diferente en los impuestos a contratistas independientes?

Según Joyce Gardner, de Gardner's Tax & Financial Services, Inc. en New Castle, Pensilvania, determinar si debe o no declarar impuestos como individuo independiente se determina de forma individual.

"Los hechos y las circunstancias para cada individuo dictarían si están haciendo lo suficiente para archivar", dijo. "Sugeriríamos que el contribuyente consulte a un contador para determinar, ya que podrían surgir situaciones que harían que la presentación de una declaración sea beneficiosa aunque no se requiera".

Además, el tipo de entidad que usted formará determinará qué documentos y formularios de impuestos deberá completar. Gardner sugiere discutir esto con profesionales legales y contables antes de comenzar a trabajar por cuenta propia. Saber qué esperar como individuo independiente en lo que respecta a la temporada de impuestos y las finanzas es un primer paso importante en el proceso.

"La mayoría de las personas no se dan cuenta de que la mitad de sus impuestos de Seguridad Social y Medicare los paga su empleador. Cuando trabajas por tu cuenta, pagas el monto total ", dijo Gardner. "Es posible que se requieran pagos de impuestos estimados y ya no haya nadie manteniendo una cuenta de jubilación para usted".

Teniendo en cuenta estas consideraciones de expertos, estas son algunas de las formas en que puede prepararse mejor para presentar impuestos sobre el trabajo por cuenta propia.

Consigue ayuda

Algunas personas que trabajan por cuenta propia por primera vez podrían ser lo suficientemente valientes como para enfrentar solo la temporada de impuestos, pero Recomiendo encarecidamente encontrar un contador público certificado. Puede encontrar fácilmente contadores locales en línea o pedir recomendaciones a sus colegas autónomos. Encontré el mío preguntándole a un fotógrafo con el que trabajé, que también trabajaba por cuenta propia.

No hay inconveniente en buscar ayuda profesional tampoco, ya que cualquier recurso profesional que utilice para presentar sus impuestos puede ser contado como una deducción (más sobre ésos en un minuto). El costo de la ayuda profesional variará según el tiempo que demore completar su devolución.

No hay nada malo con el uso de software de contabilidad o la presentación de impuestos a contratistas independientes por su cuenta, pero un contador puede ayudar a los profesionales independientes novatos a entender el proceso de impuestos en el futuro.

Decidí trabajar con un contador porque tenía más preguntas que respuestas a la hora de presentar mi solicitud. Elegí escribir como carrera porque soy terrible con las matemáticas, y afortunadamente mi contador se ocupa de todos los números. Me ayudó a encontrar deducciones, establecer cronogramas trimestrales de pagos y aliviar mis preocupaciones hasta la próxima temporada impositiva.

Busque a un experto para ayudar en áreas desconocidas lo antes posible, recomienda Gardner. Y mantente en contacto con tu contador durante todo el año.

"Esto le permite hacer preguntas pertinentes a medida que avanza y abordar los problemas antes de que se conviertan en problemas", explicó.

Manténgase organizado

Como nuevo profesional independiente, no creé un lugar designado para todos mis trámites. Los contratos, las facturas y los recibos que tenía estaban diseminados por todo mi automóvil, mi escritorio y mi billetera. Entonces, cuando llegó el momento de reunir todos mis materiales y presentar mis impuestos, tuve dificultades para encontrar todo.

Mi falta de organización es uno de los mayores errores que puede cometer cualquier trabajador por cuenta propia, ya que Gardner dice que mantener un buen historial es crucial.

Todos tenemos nuestros propios métodos de organización, pero esto es lo que funciona para mí. Tengo una carpeta "independiente" en mi computadora portátil, y dentro de esa carpeta hay una carpeta para cada cliente, donde guardo los contratos, las facturas y los recibos relevantes de ese cliente. Escaneo y guardo las facturas físicas en las carpetas apropiadas y guardo las copias físicas en una bandeja en mi escritorio.

Para rastrear facturas, guardo una hoja de cálculo en mi computadora que enumera los pagos, cuando envié la factura y cuánto facturé. Mi método no solo me mantiene organizado para la temporada de impuestos, sino que también me ayuda a mantener un registro del dinero que recibo de mis clientes.

Para los que trabajan por cuenta propia por primera vez, sugiero crear una carpeta designada para guardar toda su documentación, ya sea digital o física. Si no está seguro de si algo puede ser importante, guárdelo hasta que pueda consultar a su profesional de impuestos.

Conozca y haga un seguimiento de sus deducciones fiscales independientes

Piensa dos veces antes de tirar alguna recibo relacionado con su trabajo.

Las deducciones fiscales, gastos incurridos como resultado de su negocio, son una de las partes más importantes de los impuestos de trabajo por cuenta propia. El IRS detalla lo que puede considerarse un gasto comercial, pero es importante conservar los recibos como prueba.

Cuanto antes comience a hacer un seguimiento de estos gastos, es más probable que vea un reembolso en abril. Aquí hay algunas deducciones fiscales independientes comunes a considerar.

Por ejemplo, si su autoempleo requiere conducir, puede optar por hacer una deducción en función del kilometraje o de los costos de mantenimiento del vehículo.

En mi primer año de trabajo independiente, viajé mucho, pero no sabía que el kilometraje pudiera contar como una deducción. No comencé a llevar el registro de millas hasta el final de mi primera temporada de impuestos, lo que significa que me perdí esas deducciones.

No espere hasta que se acerque la temporada de impuestos para comenzar a rastrear su millaje o considerar lo que puede contar como deducciones. En su lugar, guarde una libreta en su automóvil y registre sus viajes. Llévese la computadora portátil a todas partes y úsela para guardar recibos y documentos durante sus días fuera de la oficina.

Si prefiere una forma digital de rastrear el kilometraje, use la aplicación de toma de notas de su teléfono inteligente y registre el millaje al comienzo y al final de cada viaje, o busque aplicaciones de seguimiento de millas como MileIQ.

Comience un Fondo de Emergencia

Iniciar un fondo de emergencia es algo que incluso los no autónomos deberían estar haciendo, pero es de particular importancia en esta carrera.

Dependiendo del tipo de trabajo independiente que realice, la cantidad de trabajos y clientes que tenga puede fluctuar de mes a mes. Además, no todos los clientes pagan a tiempo, todo el tiempo. En mi primera incursión en el trabajo independiente, cometí el error de no tener en cuenta estos factores, y algunos meses no tenía los fondos necesarios para pagar mis facturas básicas del hogar a tiempo.

Según los consejos de mi contador, comencé a retirar el 20% de cada uno de mis cheques independientes y lo dejé en una cuenta de ahorros, separada de mi cuenta personal.

Prometí no tocar esos fondos a menos que fuera una emergencia, y cuando llegara el momento de pagar mis impuestos trimestrales. Cada trimestre, el fondo fue suficiente para pagar mi tarifa de impuestos y me quedan algunos dólares para emergencias.

Separar mis fondos de emergencia de mis fondos diarios me impidió gastar ese dinero y me ayudó a superar durante meses cuando no tenía tanto trabajo. Si necesita un poco de ayuda adicional, las aplicaciones como Digit and Mint pueden ayudarlo a presupuestar, calcular cuánto apartar y mantenerlo encaminado.

¿Listo para presentar esos impuestos independientes para contratistas?

Ahora que está un poco más al tanto de cómo funcionan las finanzas independientes, está listo para comenzar a trabajar.

Ya sea que busque orientación profesional o que se haga cargo de los impuestos por su cuenta, depende de usted, pero a medida que adquiera más experiencia en su carrera, seguramente encontrará formas de manejar su efectivo que funcione para usted.

Tu turno: Freelancers, ¿con qué desafíos te topaste mientras declaraste tus impuestos? ¡Comparte tus historias en los comentarios!

Lauren Rearick es una escritora independiente que vive en el oeste de Pensilvania. Ha escrito para Reader's Digest, Travel + Leisure y más. Puedes encontrarla en laurenrearick.com.