7 maneras de mantenerse enfocado cuando trabajas desde casa (¡Mira, una ardilla!)

Trabajé desde casa como profesional independiente durante varios años. Luego comencé un trabajo de tiempo completo con The Penny Hoarder, donde trabajo desde casa un día a la semana.

Aunque me encanta la flexibilidad y la comodidad, PJs todo el día! - Puedo dar fe de los desafíos de trabajar desde casa y administrar tu propio tiempo. Las distracciones abundan, y sin acceso regular a compañeros de trabajo y jefes, la productividad puede sufrir.

Ya sea que trabaje para usted o para una empresa, sus desafíos probablemente sean los mismos:

• Manteniéndote concentrado en tu trabajo.

• Decidir qué tareas priorizar.

• Hacer un seguimiento de su tiempo.

• Comunicarse con compañeros de trabajo, colegas, clientes o equipos.

• Colaborando en proyectos con personas de todo el mundo.

Estas son mis herramientas de productividad favoritas para combatir estos desafíos:

1. Usa estas 3 aplicaciones para mantenerte enfocado

Cuando trabajas desde casa, muchos factores determinarán tu nivel de concentración. Querrá asegurarse de que la familia o los compañeros de cuarto sepan que lo permiten y que su oficina en el hogar está libre de distracciones.

Pero no te olvides de esa distracción gigante justo en frente tuyo: Internet.

Trabajar desde casa requiere una computadora y conexión a Internet casi el 100% del tiempo. Tienes que descubrir cómo enfocarte en tus tareas mientras estás conectado a literalmente todo en el mundo a la vez.

Nadie debería enfrentarse a tal hazaña. Afortunadamente, existen muchas herramientas para ayudar:

• RescueTime le brinda un informe detallado de su actividad diaria en la computadora, que le muestra qué aplicaciones y sitios web reciben la mayor parte de su atención.

• SelfControl para Mac le permite poner en la lista negra sitios web que lo distraigan: piense en redes sociales, correo electrónico o quizás en un blog de noticias sobre celebridades. - y establecer un período de tiempo durante el cual no puede acceder a ellos. Para PC, pruebe la extensión Self Control Chrome.

• Time Out tiene una motivación similar a la Técnica Pomodoro, que le recuerda tomar descansos de su pantalla durante el día laboral. Configure esta aplicación para recordarle tomarse un descanso para estirarse, comer o simplemente relajar los músculos y descansar los ojos.

2. Sea más productivo en el correo electrónico

El correo electrónico puede ser uno de los tiempos más grandes en su día, a menos que lo haga bien. Recomiendo usar Gmail o su aplicación Inbox optimizada para dispositivos móviles. Ambas aplicaciones ofrecen opciones que lo ayudan a mantenerse organizado para que pueda pasar menos tiempo clasificando por correo electrónico.

Leer mi seis hacks de Gmail para ayudarlo a ser más productivo en su jornada laboral.

3. Optimice la comunicación con una aplicación de mensajería

Para mantener limpia la bandeja de entrada de su correo electrónico, use una aplicación de mensajería para conversar constantemente con su equipo.

Aquí están mis favoritos:

A través de Slack, puede unirse a un equipo existente mediante una invitación, p. para una organización profesional de la que eres parte. También puede comenzar un nuevo equipo para su empresa o colegas.

Google Hangouts te permite enviar mensajes instantáneos a contactos desde Gmail o en la aplicación Hangouts, o iniciar un chat de video con hasta 25 usuarios.

Si usa un iPhone y una Mac, puede usar la aplicación de escritorio Mensajes para continuar las conversaciones desde su teléfono en su escritorio: todas las conversaciones aparecerán en ambos lugares.

Si las conversaciones constantes en estas aplicaciones se vuelven molestas, cada una de ellas tiene opciones de "ausente" o "no molestar" para que pueda enfocarse pero mantenerse conectado.

4. Organice y comparta sus proyectos

Para colaboración y organización, El conjunto de aplicaciones de Google es mi favorito absoluto

Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones permiten a su equipo crear contenido, trabajar en los mismos archivos simultáneamente y realizar un seguimiento de los cambios y comentarios. ¡Deja de enviar archivos adjuntos por correo electrónico y pierde la versión más reciente de tus proyectos!

Drive le permite cargar, almacenar, compartir y descargar archivos en casi cualquier formato, para que no tenga que enviar archivos por correo electrónico o preocuparse por crear un documento que sea compatible con el software de su colega.

5. Administre su lista de tareas pendientes con una aplicación gratuita

Existen muchas herramientas de administración de proyectos y equipos para ayudarlo a optimizar el trabajo con un equipo grande. Si trabajas desde casa para una empresa, te recomiendo que le pidas a tu jefe que consulte Flow o LiquidPlanner para realizar un seguimiento de los grandes proyectos.

Si trabajas para ti y necesitas una solución más simple para administrar tu propio tiempo o trabajar en proyectos con solo unas pocas personas, considera estas opciones gratuitas:

iDoneThis

iDoneThis es un sitio gratuito súper simple que puedes usar para establecer objetivos diarios personales o de equipo y celebrar victorias. Cada día, tenga en cuenta lo que ha hecho y cree objetivos para el día siguiente. Incluso puede configurar iDoneThis para que le envíe un recordatorio diario y responder por correo electrónico para actualizar su lista.

Cuando trabajas solo, este servicio es un útil recordatorio diario de tus logros y una forma sencilla de establecer tus prioridades para cada día.

Iniciar un equipo de iDoneThis con colegas o compañeros de trabajo le permite ver lo que otros están logrando y agrega responsabilidad para lograr sus propios objetivos.

Trello

amo Trello casi en su totalidad debido a su diseño, que es más aceptable que la mayoría de las aplicaciones de administración de proyectos. Te permite crear y compartir tableros dedicados a varios departamentos o proyectos, luego agregar tareas y otra información como tarjetas en esos tableros.

Arrastre y suelte tarjetas para cambiar fechas límite o prioridades, asignar tarjetas a varios miembros del equipo, adjuntar documentos e imágenes y conversar con otros miembros dentro de las tareas.

Trello es de uso gratuito con tarjetas, tarjetas y miembros ilimitados. Si necesita más control y opciones, es de $ 9.99 por usuario por mes.

6. Programe reuniones sin el correo electrónico de ida y vuelta

La programación es otro error y un ladrón de bandeja de entrada que no necesita en su día. El correo electrónico e incluso los mensajes instantáneos son molestos e ineficientes para la tarea. En su lugar, use un planificador simple de reuniones para hacerlo más rápido y volver al trabajo.

Garabatear

Es posible que ya haya oído hablar de Doodle, la herramienta clásica de programación. Su simplicidad lo convierte en un pilar. Cree un evento, como una reunión remota de personal o un almuerzo de networking, e invite a los asistentes a elegir un momento.

Si está programando citas con clientes de coaching o consultoría, me gusta la aplicación BookMe de Doodle, que comienza en $ 10 por mes.

calendario de Google

Si aún no has entendido mi manía de las aplicaciones de Google, déjame agregar otra: Calendar te ayuda a planificar eventos y reuniones compartiendo horarios con otras personas para que puedas ver rápidamente cuándo todos están ocupados o disponibles.

Dentro de su organización, Calendar es una herramienta más eficiente para la programación que Doodle, ya que sus compañeros de trabajo probablemente compartirán sus calendarios con usted.

7. Evite ser distraído por enlaces de obligada lectura

Cualquiera que sea su trabajo, apuesto a que pasa mucho tiempo en Internet y las redes sociales por necesidad. Tienes que buscar artículos, aprender sobre una empresa, contactar a la red o simplemente buscar en Google el número de teléfono de una compañía.

Desafortunadamente, Internet está cargado de minas terrestres, titulares que no puede evitar hacer clic.

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Lo sé. Tienes que leer esto. Pero no dejes que eso arruine tu productividad.

Cuando encuentres un artículo que necesitas leer pero no tienes tiempo para, guárdalo en Pocket y léelo más tarde.

Bono: prueba Zoho si estás empezando desde cero

Muchas de estas aplicaciones pueden ser su mejor opción, ya que son ampliamente utilizadas por las personas con las que trabajará. Por ejemplo, su empresa podría usar Gmail para los correos electrónicos de los empleados, lo que le da acceso a todas las aplicaciones de Google.

Sin embargo, si trabajas para ti o construyes un equipo desde cero, es posible que desees consultar Zoho, software en la nube para empresas que ofrece herramientas para todo lo anterior en una sola cuenta, gran parte de forma gratuita

Con una cuenta gratuita de Zoho, puede usar el correo, los documentos, el calendario y las tareas de Zoho; plus Connect, una red social privada para su equipo; Proyectos, una aplicación de gestión de proyectos; y su aplicación Meeting para videollamadas.

Zoho no está tan extendido como muchas de estas otras herramientas, así que pruébalo por ti mismo. Yo uso documentos y correos, y los amo. Me permite configurar una dirección de correo electrónico en mi propio dominio de forma gratuita, y me encanta que la colaboración en equipo se pueda agrupar bajo un mismo techo.

Tu turno: ¿Cuáles son tus herramientas de productividad favoritas?

Dana Sitar (@danasitar) es escritora de The Penny Hoarder. Ha escrito para Huffington Post, Entrepreneur.com, Writer's Digest y más, intentando el humor donde sea que esté permitido (y algunas veces donde no lo está).