7 herramientas gratuitas imprescindibles que me ayudan a ejecutar mi negocio de escritura independiente

Cuando comencé a escribir por cuenta propia hace cinco años, dirigí una operación bastante humilde, reuniendo ocasionalmente el artículo.

Pero a medida que gané más exposición y asumí roles de redacción de personal con más sitios, tuve que empezar a ver el trabajo independiente como algo más que un concierto casual. Incluso en sus etapas iniciales, el trabajo independiente es un negocio.

A medida que mi negocio creció de la prisa informal a los proyectos regulares y los clientes comenzaron a acercarse a mí, me di cuenta de que necesitaba ayuda. En lugar de publicar en bolsas de trabajo buscando un pasante no remunerado, busqué las mejores herramientas que me permitieran enfocarme en mi trabajo y, lo que es más importante, escalarlo.

Pasar de un cliente a cinco, 10 o más significa mucha organización, administración de tiempo y priorización. Afortunadamente, hay muchos programas (¡gratis!) Que pueden ayudar. Estas son las siete mejores herramientas gratuitas que uso para administrar mi negocio independiente.

1. Grammarly

Costo: Gratis, con una versión paga disponible

Como escritor, me enorgullezco de mi buen dominio del idioma inglés y la gramática. Sin embargo, escribo muchísimo: artículos, publicaciones en redes sociales, correos electrónicos e incluso listas de compras, así que es refrescante contar con una especie de editor en tiempo real para ayudar a que mi escritura se vea mejor.

Si cometo un error en una simple correspondencia por correo electrónico con un cliente, o peor, un potencial cliente, no refleja bien, especialmente teniendo en cuenta que estoy lanzando un proyecto que se centra en mis puntos fuertes como escritor y editor.

Para ayudar con esto, instalé Grammarly en mi navegador, e incluso hay una integración de Microsoft Office. Aunque le doy a todas mis piezas una segunda y tercera lectura, Grammarly me ayuda a hacer el borrador inicial mucho más pulido.

Es como colaborar con un editor mientras escribo, y el tiempo reducido que paso en la edición significa que puedo ganar más dinero en menos tiempo. Usar Grammarly me permite concentrarme en el contenido y preocuparme menos por la gramática.

2. Trello

Costo: Gratis, con niveles pagados disponibles

La gestión de proyectos no es menos importante en un negocio independiente que en un lugar de trabajo tradicional, pero existen diferencias clave: usted es su propio jefe, y sin un salario, no estar al tanto de sus plazos significa no recibir el pago.

The Write Life ofrece seis consejos de gestión del tiempo para autónomos, incluida la programación, la priorización, la organización y el inicio anticipado. Logro estas tareas con Trello.

Básicamente es una tabla Kanban, Trello me permite crear varias tablas para proyectos y arrastrar y colocar tarjetas en columnas.

Configuré la mía como una junta editorial para mantener visualmente mis tareas de escritura. Es una solución bastante simple pero efectiva para rastrear el estado del proyecto. Utilizo cinco columnas, que representan las etapas de mi proceso de redacción: Presentación del artículo, Investigación, Escritura, Edición, Enviado y Publicado.

Cuando abordo un nuevo proyecto, creo una tarjeta en la columna Artículo. A medida que la pieza avanza en el proceso de escritura, también lo hace mi tarjeta.

Para establecer prioridades, agrego etiquetas (verde para bajo, amarillo para medio, rojo para alto), asigno fechas de vencimiento y creo una lista de verificación para subtareas. Incluso recibo notificaciones sobre plazos inminentes de las aplicaciones de Trello en mi teléfono inteligente y tableta.

Trello proporciona una gran cantidad de recursos para crear flujos de trabajo y crear plantillas, e incluso hay una sección de recursos dedicada para profesionales independientes y consultores. Las plantillas son bastante escuetas, pero el blog de Trello ofrece una colección de casos de uso e ideas específicas.

3. Temporizador de tomate

Gratis

Como mi propio jefe, soy responsable de administrar mi tiempo. Claro, trabajar desde casa significa que omito el largo viaje diario, pero la flexibilidad y la configuración conllevan sus propios desafíos. Me encontré distrayéndome fácilmente, especialmente al principio.

Luego descubrí la Técnica Pomodoro y comencé a usar el Temporizador de Tomate. Francesco Cirillo fundó este concepto en los años 80, y la estrategia de productividad simple produce enormes beneficios.

Configuré un temporizador durante 25 minutos y trabajo en una tarea determinada (y solo en esa tarea) durante ese tiempo. Una vez que se apaga el temporizador, he completado el primer Pomodoro y me recomiendo con un descanso de tres a cinco minutos. Después de cuatro Pomodoros, tomo un descanso de 20 a 30 minutos.

Entonces, ¿por qué usar la Técnica Pomodoro? Aunque me encanta la libertad de autogestionar, este método me ayuda a comenzar más rápido. En lugar de mirar al vacío de un documento de texto vacío, Empiezo mi temporizador y corro para hacer la mayor cantidad posible en 25 minutos.

Además, me ayuda a dejar de procrastinar. Independientemente de si trabaja en una oficina o en casa, probablemente haya tenido el impulso de consultar Facebook, Twitter, Reddit u otra cosa que no funcione.

La técnica de Pomodoro y sus descansos incorporados son como el entrenamiento de intervalos, pero para el trabajo. Un poco de descanso entre sprints me ayuda a mantenerme enfocado por más tiempo y ser más productivo cuando estoy en la tarea.

Utilizo el Temporizador de Tomate gratuito ya que no se requiere descarga, pero puede elegir entre muchas otras aplicaciones gratuitas.

4. Wave

Costo: Gratis, con niveles pagados disponibles

Como escritora, me enorgullezco de poder calcular una propina, pero mis habilidades matemáticas casi terminan allí. En definitiva, no soy contador.

Pero El trabajo independiente significa que debe estar al tanto de cuestiones como el pago de impuestos trimestrales, la determinación de deducciones, el mantenimiento de registros y, por supuesto, la facturación. Wave, calificado como "contabilidad real para no contadores", es una herramienta increíble que he utilizado para simplificar estos procesos.

Su software de contabilidad, escaneo de recibos y facturación es totalmente gratuito y bastante completo, y puede integrar PayPal, Microsoft Excel y sus cuentas bancarias.

Muchos sitios para los que escribo, ya sea como conciertos recurrentes o únicos, pagan a través de PayPal y Wave enumera automáticamente cada transacción. Utilizo mi tarjeta de crédito y PayPal para asuntos personales y de negocios, así que es genial que Wave me permita separar esas transacciones. Esto simplifica mi contabilidad y presupuesto.

La herramienta incluso maneja transacciones en múltiples monedas, una inclusión particularmente asombrosa para nosotros nómadas digitales.

Como cualquier profesional independiente sabe, o aprenderá rápidamente, hacer un seguimiento de los recibos es imprescindible. La función de recibos me ayuda a mantenerme organizado y a mantener registros detallados con la carga de la web, el móvil y el correo electrónico.

5. Zapier

Costo: Gratis, con niveles pagados disponibles

Mi negocio involucra muchas partes móviles. Uso el correo electrónico y Slack para la comunicación, Trello para la gestión de proyectos, un montón de sitios de redes sociales y un puñado de sistemas de administración de contenido. Zapier me permite configurar integraciones personalizadas entre esas herramientas.

Por ejemplo, configuré Zapier para enviar notificaciones de Trello a Slack. Cuando muevo una tarjeta Trello, Zapier envía una notificación Slack que me permite a mí, o compañeros redactores independientes, conocer el estado del proyecto actualizado.

Zapier también me ayudó a conectar Gmail y Trello. Cuando un cliente me contacta con una propuesta de proyecto, puedo crear tarjetas Trello directamente desde el correo electrónico.

Cuando oficialmente acepto un proyecto, lo etiqueto con la etiqueta "Freelance" en Gmail. Esto genera automáticamente una tarjeta en Trello con campos personalizados que incluyen el cuerpo del correo electrónico. Para editar la tarjeta, todavía tengo que entrar en Trello, pero esto todavía es mucho menos trabajo que crearlo desde cero. Cuantos más procesos puedo automatizar, más puedo centrarme en el proyecto en sí.

Zapier ofrece posibilidades casi ilimitadas, y su plan gratuito bastante grande me permite ejecutar cinco Zaps (integraciones automatizadas) con hasta 100 tareas al mes.

6. y 7. Buffer y Hootsuite

Costo: Gratis, con versiones pagas disponibles

Para los trabajadores independientes, las redes sociales son un paisaje para conectarse en red, mostrar talento, estar conectados con clientes y más. He tocado conciertos y obtuve una exposición invaluable tomando artículos virales a través de la piratería de crecimiento social. Una empresa de tecnología me reclutó para que contribuyera a su blog después de ver mi trabajo en las redes sociales, y los cineastas frecuentemente me envían monitores o establecen entrevistas a través de Twitter y Facebook.

Buffer y Hootsuite optimizan mi gestión de redes sociales; así es como administro mi Twitter, Facebook, LinkedIn, Pinterest, Google Plus e Instagram.

Al programar mis publicaciones en redes sociales en un bloque, guardo un tiempo invaluable. En lugar de navegar por cada sitio de redes sociales de forma individual, simplemente programo mi contenido para compartir a través de Buffer y Hootsuite. En unos 10 a 15 minutos, puedo configurar todo el contenido que quiero compartir en los próximos días.

El nivel gratuito de Hootsuite proporciona programación ilimitada y análisis más completos, mientras que el paquete gratuito de Buffer ofrece una interfaz de usuario optimizada, pero solo 10 publicaciones programadas por cuenta.

Sin embargo, el plan gratuito de Hootsuite me limita a tres perfiles de redes sociales, mientras que he configurado Facebook, Twitter, LinkedIn y Google Plus a través de Buffer. Usar un híbrido de Buffer y Hootsuite me da la flexibilidad de programar publicaciones en todas mis redes sociales.

Tu turno: ¿Qué herramientas gratuitas usas para manejar tu negocio independiente?

Moe Long es el fundador / editor en jefe de Cup of Moe, y redactor jefe de MakeUseOf, TechBeacon, Cliqist, Bubbleblabber y EpicStream. Cuando no está martillando en su teclado, se lo puede encontrar bebiendo demasiado café y volviendo a mirar "Star Trek: The Next Generation".