¿Cuánto tiempo debe mantener sus estados financieros?

Cada nuevo cliente que decide trabajar conmigo, siempre tengo que advertirles sobre la cantidad de papeleo introductorio que recibirán.

Desde el prospecto hasta las declaraciones, muchos se sienten inicialmente abrumados por la cantidad que reciben.

Además, quería compartir también cuánto tiempo debe conservar algunos de los otros documentos importantes que recibe, como declaraciones de impuestos, registros bancarios y estados de cuenta 401k.

No puedo reiterar lo importante que es ser organizado.

Mantener un buen sistema de archivo de todas sus declaraciones lo ayudará a hacer un mejor trabajo de seguimiento de inversiones.

Antes de leer la publicación, es posible que desee preparar su trituradora. 🙂

Declaraciones de corretaje

Les digo a los clientes que una vez que reciben una nueva declaración, pueden tirar la anterior. Usted, por supuesto, es más que bienvenido para mantenerlos a todos y tengo muchos clientes que sí lo tienen. Pero en este día y edad, tenemos todo en copia de seguridad y podemos producir una declaración antigua con relativa facilidad. La única declaración a la que definitivamente desea aferrarse es su declaración anual o de diciembre.

Para fines fiscales, especialmente en cuentas imponibles, es posible que desee aferrarse a las compras de inversión. Pero una vez más, la mayoría de los métodos de presentación de informes de mis empresas mantendrán toda la información a mano para usted.

Tenga en cuenta que si se registra para el acceso en línea, tendrá la capacidad de iniciar sesión e imprimir cualquier formulario que necesite.

IRA y declaraciones 401 (k)

Lo mismo que se aplica a sus declaraciones de corretaje se aplica a sus estados de cuentas 401k e IRA: la declaración anual es la que debe retener. Además, desea aferrarse a su Formulario 8606, su Formulario 5498 y su Formulario 1099-R.

• Formulario 8606 es el que usa para informar las contribuciones no deducibles a IRA tradicionales.
• Formulario 5498 es el que el custodio de IRA le envía; a veces se lo denomina información de "IRA Contribution Information" o "Fair Market Value Information", y generalmente llega en mayo. Detalla a) las contribuciones a su IRA tradicional o Roth yb) el valor justo de mercado de esa IRA al final del año anterior.
• Formulario 1099-R, por supuesto, es la que recibe de su custodio de IRA que muestra sus retiros (distribuciones de ingresos).

401k declaraciones

Declaraciones de impuestos

Como propietario de un negocio, definitivamente me inclino a aferrarme a mis declaraciones de impuestos y documentos más que hace años. Solo para desinformar, me dirigí al sitio web del IRS para ver qué tienen que decir al respecto. Esto es lo que tienen que decir:

El tiempo que debe conservar un documento depende de la acción, el gasto o el evento que registra el documento. En general, debe mantener sus registros que respaldan un ítem de ingresos o deducciones en una declaración de impuestos hasta que se agote el período de limitaciones para esa devolución.

El período de limitaciones es el período de tiempo en el que puede modificar su declaración de impuestos para reclamar un crédito o reembolso, o que el IRS puede cobrar impuestos adicionales. La siguiente información contiene los períodos de limitaciones que se aplican a las declaraciones de impuestos sobre la renta. A menos que se indique lo contrario, los años se refieren al período posterior a la presentación de la declaración. Las declaraciones presentadas antes de la fecha de vencimiento se consideran presentadas en la fecha de vencimiento.

Nota: Guarde copias de sus declaraciones de impuestos presentadas. Ayudan a preparar declaraciones de impuestos futuras y a realizar cálculos si presenta una declaración enmendada.

1. Usted debe impuestos adicionales y las situaciones (2), (3) y (4), a continuación, no se aplican a usted; mantener registros durante 3 años.
2. No declara los ingresos que debe declarar, y representa más del 25% de los ingresos brutos que se muestran en su declaración; mantener registros durante 6 años.
3. Usted presenta una declaración fraudulenta; mantener registros indefinidamente.
4. Usted no presenta una declaración; mantener registros indefinidamente.
5. Usted presenta un reclamo de crédito o reembolso después de presentar su declaración; mantener registros durante 3 años desde la fecha en que presentó su declaración original o 2 años desde la fecha en que pagó el impuesto, lo que sea posterior.
6. Presenta un reclamo por una pérdida de valores inútiles o deducción de deuda incobrable; mantener registros durante 7 años. Esto generalmente incluirá los estados de cuenta de la tarjeta de crédito y las declaraciones de la hipoteca.
7. Conserve todos los registros de impuestos laborales durante al menos 4 años después de la fecha en que el impuesto vence o se paga, lo que ocurra más tarde.

Comprobé doblemente con CPA y él resonaba lo que el sitio web del IRS tenía que decir. Agregó que aunque de 3 a 7 años es estándar, es recomendable mantener sus declaraciones de impuestos "para siempre". Si por siempre. Aunque solo ha tenido unos pocos clientes que realmente pasan por el proceso de auditoría, notó que la auditoría estándar del IRS normalmente se remonta a tres años atrás. Tenga en cuenta que si se lo declara culpable de un delito fiscal, el IRS puede abrirle las puertas y revisar toda su historia pasada. La forma más fácil de evitar esto: no cometa fraude fiscal.

Estados de cuenta bancarios

Siguiendo la línea con la auditoría del IRS, mire hacia atrás, generalmente se sugiere mantener sus estados bancarios por tres años. Personalmente, hacemos todas las operaciones bancarias en línea, así que solo resolvemos que nuestras declaraciones sean accesibles de esa manera.

Seguro de vida

La póliza de seguro de vida es un candidato principal para mantener encerrado en una caja fuerte o caja de seguridad para el hogar. Deberá mantener la póliza durante toda la vida en el contrato más tres años.

Triture cuando haya terminado

El robo de identidad es el verdadero problema hoy en día. Entonces, cuando decida deshacerse de sus documentos, hágalo con mucho cuidado. La trituración adecuada es una forma fácil de protegerse contra el robo de identidad. Si usted es una empresa pequeña, hay empresas que se especializan en destruir su información confidencial. De cualquier manera, esas son dos formas de ayudar a prevenir el robo de identidad.

¡No te olvides de triturar!

Lo que puedes tirar

Ahora que sabes las cosas que necesitas conservar, aquí hay algunas cosas que puedes lanzar:

• Garantías desactualizadas
• Manuales de instrucciones desactualizados
• Testamentos o fideicomisos obsoletos (siempre que haya creado uno nuevo)
• Políticas de seguro canceladas
• Estados de cuenta de tarjeta de crédito para impuestos cerrados
• Cheques cancelados para años fiscales cerrados
• Viejos informes anuales de acciones y / o fondos de inversión
• Viejos boletines de inversión (algunas personas guardan estas cosas durante años porque pagaron por ellas, ¡déjenlas ir!)

¿Qué documentos te gusta conservar? ¿Qué tipo de sistema de archivo utiliza para realizar un seguimiento de todos sus registros importantes?