Cómo disminuí mi horario de oficina semanal de 40 o más a menos de 8

¿Puede un CEO trabajar 8 horas a la semana? Sí, y así es como lo hice ...

Te sientas en tu escritorio listo para destruir tu día de trabajo. Preparas una taza de café, sacas tu calendario y te sumerges en tu tarea más importante. Y luego sucede. Suena el teléfono, o un compañero de trabajo se acerca para decir "hola". Tal vez su jefe se acerca para preguntar sobre esos informes de TPS.

Cualquier tipo de interrupción que enfrentas, es molesto. Y si trabajas en una oficina, sabes exactamente de lo que estoy hablando. Si estás sentado detrás de ese escritorio y "sincronizado", todos piensan que está bien que te contrataremos.

Desafortunadamente, estos compromisos aleatorios pueden matar tu productividad. No solo pueden dejarte sin trabajo, sino que también pueden consumir tu energía mental durante el día. Si bien no noté cuánto tiempo perdía antes de tener hijos, lo noto mucho más ahora que tengo cuatro. Y sí, ser padre ha limitado severamente mi capacidad de soportar pequeñas charlas y balbuceos sin sentido. Padres, saben de lo que estoy hablando.

Veinte minutos en un pasillo hablando sobre el juego de anoche. Un compañero de trabajo lamentando cosas sobre el lugar de trabajo. Una invitación a almorzar tranquilamente que se convierte en un asunto de dos horas en contra de su voluntad. Este es el tipo de cosas que pueden desperdiciar su productividad y reducir su potencial.

Creando espacio y forjando una nueva ruta

Después de unos años de soportar estos desperdiciados momentos y oportunidades, estaba convencido de que algo tenía que cambiar. Quería salir más de la oficina, pero para lograr casi la misma cantidad de trabajo. Más importante aún, quería dejar de perder tanto tiempo cuando podía estar en casa con mi familia o disfrutando de la vida.

Al principio, pensé que salir de la oficina con más frecuencia sería una hazaña imposible. Quiero decir, ¿cómo podría irse más seguido y aun así lograr el mismo nivel de trabajo?

Claro, yo era el director ejecutivo de mi propia firma de gestión patrimonial, pero eso no significa que pueda ir y venir como yo quiera. Si no estuviera en la oficina, ¿qué pensarían mis clientes? ¿Mi equipo incluso era capaz de ejecutar todo en mi ausencia? ¿Qué pasa si algo salió mal?

Me tomó un tiempo darme cuenta de que estaba consumido por creencias limitantes. Afortunadamente, algunos empresarios increíbles y líderes de pensamiento que me hicieron darme cuenta del error de mis caminos.

Primero, leí el libro de Tim Ferris The 4-Hour Workweek y me di cuenta de lo que era posible. Utilizando las estrategias de su libro, podría reducir significativamente mi tiempo en la oficina, ¿verdad?

En segundo lugar, me uní a un programa de entrenamiento llamado Strategic Coach. Durante este programa, me presentaron el concepto de "crear espacio".

Un ejercicio que tuvimos que hacer fue calcular cuántos días libres habíamos tomado en el último año. ¿Por qué? Porque dijeron que necesitábamos aprender a "crear espacio" en nuestras vidas. Y para crear ese espacio, tuvimos que darnos un descanso y un tiempo libre.

Con el tiempo, el ejercicio mental de "crear espacio" me permitió descubrir lo que era importante en mi vida, y luego subcontratar el resto.

En tercer lugar, comencé a escuchar genios de productividad como Michael Hyatt. Los empresarios altamente productivos no nacen así, dice Hyatt. Aprenden a ser ultraproductivos al dominar sus entornos.

Según Hyatt, las constantes interrupciones y distracciones son el obstáculo número 1 que enfrentan los empresarios cuando marcan sus listas de tareas pendientes y trabajan para alcanzar sus metas.

Y eso es una pena, señala Hyatt. "Los empresarios y ejecutivos como nosotros tienen demasiado valor para contribuir a nuestros negocios y las personas que más importan en nuestras vidas para permitir que las distracciones nos arrastren", dice en su sitio web.

El solo hecho de escuchar a expertos como estos me enseñó a "crear espacio" y a alejarme de mi situación hasta cierto punto. A partir de ahí, inicié un camino para limitar las distracciones y construir un mejor día de trabajo.

Con el tiempo, llevé el tiempo de mi oficina de 40 horas / semana a 8 horas, y sin impacto en la productividad e incluso mayores ganancias a lo largo del tiempo.

¿Cómo lo hice? Aquí están los detalles:

# 1: Contraté estratégicamente.

Aunque ya tenía un Director de Relaciones con los Clientes en el personal, también agregué un Asesor Asociado. El trabajo de este profesional era "ser yo" cuando yo no estaba allí, dando consejos expertos a nuestros clientes y brindando el servicio que merecen.

Aquí es donde siento que muchos pequeños empresarios fracasan. Miedo de que nadie pueda ponerse en su lugar, se niegan a subcontratar su trabajo más importante. Pero si quiere reducir sus horas, este paso es crucial.

Me tomó un tiempo configurar todo. Durante un mes, tuve que trabajar 60 horas semanales para enseñarle todo lo que necesitaba saber. Pero una vez que se hizo el trabajo duro, tenía una contraparte confiable y pulida en la que apoyarse.

# 2: Comenzamos a documentar nuestros procesos.

Eventualmente, aprendí que podría hacer mi vida más fácil mediante la racionalización de los procesos que hice una y otra vez. Una herramienta con la que tropecé, Sweet Process, lo ayuda a crear procesos para todo en su negocio.

Al usar esta herramienta, comenzamos a crear procesos para tareas de mayor nivel, como abrir nuevas cuentas. A partir de ahí, creamos procesos para hacer depósitos bancarios y procesar las contribuciones de los clientes. Una vez que clasificamos todas las tareas de nivel superior, incluso creamos sistemas para encargarnos de las tareas pequeñas en nuestro día de trabajo.

La creación de todos los procesos requiere un trabajo inicial, pero una vez que el proceso está hecho y la persona está entrenada, nunca más tendrá que volver a hacerlo. Aún mejor, si alguna vez tiene que contratar a alguien nuevo o reemplazar a esa persona, sus procesos documentados pueden servir como un manual de capacitación.

# 3: "Creé espacio" y programé el tiempo fuera.

Una vez que contraté a más personas y creé procesos, tuve que programar el tiempo para ver si mi nueva estrategia podía funcionar. Entonces, eso es exactamente lo que hice, aunque tuve que forzarme. Al principio, pasaba el tiempo pasando el rato en una cafetería o trabajando desde casa. De esta manera, podría poner a prueba las habilidades de mi empleado sin alejarse por completo.

Una vez que me sentí más cómodo, comencé a tomar los martes. Luego comencé a agregar más "días libres" a mi calendario cada semana. Eventualmente, solo tenía 8 horas en la oficina cada semana, pero todo funcionaba sin problemas. Y sí, ¡se sintió genial!

# 4: Mejoramos la comunicación.

Antes de reducir mis horas, las principales fuentes de comunicación en nuestra oficina eran el correo electrónico, el texto y el chat de google. Esto funcionó bien por un tiempo, pero finalmente nos dimos cuenta de que estábamos perdiendo conversaciones y detalles de esta manera.

Luego tropezamos con un programa llamado Slack. Slack nos permitió crear canales que eran específicos para ciertas necesidades de nuestra firma de asesoría financiera, y luego crear conversaciones continuas para buscar detalles pasados. Donde una vez perdimos información importante y conversaciones todo el tiempo, Slack mantuvo toda nuestra correspondencia en un solo lugar.

# 5: Revisamos las acciones y buscamos formas de mejorar.

Al igual que en el ejército, creé un proceso para revisiones semanales en mi oficina. No revisamos el trabajo de cada uno en sí, sino cómo estuvo la semana en general. ¿Cómo estuvo nuestra comunicación? ¿Todo se hizo? ¿Algo cayó por las grietas?

Al destacar cualquier brecha en nuestra comunicación y planificación, podríamos encontrar formas de mejorar. Y eso es exactamente lo que hicimos. Con el tiempo, mejoramos todo, desde nuestra comunicación diaria hasta los resultados para nuestros clientes.

Pensamientos finales

Donde una vez sentí que nunca podría alejarme de la oficina, ahora solo trabajo unas 8 horas cada semana. Y como el último clavo en el ataúd y prueba de que todo lo que describí aquí funciona, también hemos mejorado drásticamente nuestra rentabilidad. De hecho, Alliance Wealth Management (mi empresa) está en camino de aumentar los ingresos en un 31% este año.

Con más tiempo en mis manos, ahora puedo ser un mejor padre y esposo. Además, creé espacio y tiempo para hacer algo que siempre quise hacer, que es crear un curso orientado a asesores financieros que quieran convertirse en una fuerza a tener en cuenta en el espacio en línea.

¿Y sabes qué más? Mi curso, The Online Advisor Growth Formula, está en camino de agregar $ 100,000 en ingresos a mi negocio este año. Este hecho subraya la idea de que más horas de trabajo no siempre significan mejores resultados, y a veces, menos es más.

Nada de esto podría haber sucedido si nunca me hubiera alejado, y si nunca hubiera escuchado a los conocedores expertos en productividad que forjaron este camino para mí.

Si está cansado de trabajar más para lograr menos, asegúrese de escuchar a los expertos que estudian la productividad como si fuera su trabajo (porque lo es). Es posible que se sienta "atascado" trabajando demasiadas horas ahora, pero algunos pequeños cambios pueden marcar la diferencia.